Im Prinzip kommt mit dem Beginn der Behandlung automatisch ein Vertrag zwischen Ihnen und Ihrem Patienten zustande. Allerdings folgt daraus nicht von selbst, dass Ihre Rechnung auch rechtswirksam ist. Davor hat das Patientenrechtegesetz nämlich zuerst Ihre Aufklärungspflicht gesetzt.

Wenn nämlich Ihre Leistung vom Versicherer Ihres Patienten nicht oder nur teilweise erstattet wird, müssen Sie den Patienten vorab informieren. Außerdem müssen Sie ihm die voraussichtliche Höhe seines Eigenanteils anzeigen sowie eine angemessene Entscheidungszeit einräumen. Beweisbar können Sie dies nur mit einem schriftlichen Behandlungsvertrag tun.

Eine sehr sorgfältige Ausführung der Privatabrechnung empfiehlt sich auch in Hinblick auf die formalen Vorgaben der GOÄ. Zu beachten sind hier insbesondere die Mindestanforderungen des § 12 zu den in einer Rechnung zwingend enthaltenen Angaben.

Tatsächlich liegt die zweithäufigste Ursache für Zahlungsverzüge darin, dass die Rechnung an die falsche Adresse versandt wurde. Lassen Sie diese Daten deshalb vor allen weiteren Schritten unbedingt zuerst überprüfen. Und motivieren Sie Ihr Praxisteam, sich auch bei wiederkehrenden Patienten die Adressdaten immer wieder kurz bestätigen zu lassen.

Neben der falschen Adresse kann es auch beim Rechnungsempfänger zu einem Fehler gekommen sein. Besonders häufig passiert das bei minderjährigen oder aus sonstigen Gründen nicht voll geschäftsfähigen Patienten. Hier lohnt sich immer die (möglichst frühzeitige) Klärung Ihres eigentlichen Vertragspartners, bevor Sie sich aufwändig mit einem gar nicht zuständigen Adressaten beschäftigen.

Eine GOÄ-konforme Privatrechnung ist grundsätzlich sofort fällig. Damit kommt Ihr Patient aber noch nicht automatisch in Verzug. Dazu müssen Sie ihm zuerst einmal ausdrücklich ein entsprechendes Verzugsdatum setzen.

Der reguläre Weg, um dies zu tun, besteht darin, direkt auf der Rechnung eine Zahlungsfrist anzugeben. Dazu geben Sie dort entweder ein festes Zieldatum vor oder setzen ein Ablaufdatum von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung. Ohne eine solche Angabe auf der Rechnung kommt ihr Patient formal erst nach Ablauf einer Frist in Verzug, die Sie ihm in einem separaten Schreiben mitgeteilt haben.

Die Instrumente im kaufmännischen Mahnwesen dienen vor allem dazu, die Spreu vom Weizen zu trennen. Alle diese Elemente sind eigentlich optional, weil Sie formal-juristisch auch sofort den Rechtsweg beschreiten können, sobald Ihr Patient in Verzug gekommen ist.

In der realen Praxis werden Sie aber auf die Vorteile des kaufmännischen Mahnwesens für alle Beteiligten nicht verzichten wollen. So filtert die 1. Mahnung mit verlängerter Fristsetzung zuverlässig diejenigen Patienten aus, die einfach nicht aufgepasst haben.

Auf die 2. Mahnung reagieren meist dann auch diejenigen Patienten, die ihre Zahlung von der erfolgten Kostenerstattung abhängig machen. Mit der 3. Mahnung geben Sie schließlich noch solchen Patienten eine letzte Chance, bei denen es weniger am Wollen als am Können hapert. Spätestens in dieser Phase sollten Sie Ihren Zusatzaufwand allerdings via Mahngebühr geltend machen.

Mit einem guten kaufmännischen Mahnwesen (und Patientenmanagement!) sollte es Ihnen gelingen, bei nicht mehr als 1 Prozent Ihrer Rechnungen den Rechtsweg einschlagen zu müssen. Darüber hinaus müssten Sie inzwischen auch in jedem Einzelfall die Hintergründe der Zahlungsverweigerung kennen. Das ermöglicht Ihnen dort, wo der Streitwert hoch genug ist und der Patient sicher nicht vorhat zu zahlen, ohne Umwege via Mahnbescheid den gerichtlichen Klageweg Richtung Vollstreckungsbescheid zu beschreiten.

Ansonsten gilt für den Rechtsweg das Gleiche wie für das kaufmännische Mahnwesen: Nutzen Sie möglichst jeden verfügbaren Kontaktweg – hier dann sinnvollerweise vertreten durch ein Inkassounternehmen – im Sinne einer letzten Chance für alle Beteiligte, um doch noch eine einvernehmliche Lösung zu erreichen. Gerade bei Patienten mit akuter Geldknappheit kommen Sie so immer noch am besten weg.

Der einfachste Weg, um die "Zahlungsmoral" Ihrer Patienten signifikant zu erhöhen, ist tatsächlich die möglichst schnelle Rechnungsstellung direkt nach Abschluss der Behandlung. Mit jedem Monat, der nach Behandlungsende vergeht, steigt die Anzahl der Patientenrückfragen zu Rechnungen um 20 %. Und die Anzahl der Tage bis Zahlungseingang um 10 %.

Der zweite, wichtige Ansatz zur Optimierung der "Zahlungsmoral" lautet Konsequenz. Ein allgemein gültiges "Muster" zum Vorgehen gibt es dabei nicht; es gibt 1.000 Wege zum Ziel.

Allerdings: Machen Sie den von Ihnen gewählten Weg gegenüber Ihrem Team durch verbindliche Vorgaben transparent und eindeutig handhabbar. Und lassen Sie sich regelmäßig zum aktuellen Status informieren, so dass Sie im Einzelfall flexibel eingreifen können.

Die Doppelrolle als medizinischer Behandler und fordernder Rechnungssteller gegenüber Ihren Patienten ist immer zweischneidig. Denn umso mehr Ihr Patient Sie persönlich mit einer Rechnung identifiziert, umso persönlicher nimmt er auch jede noch so kleine Unstimmigkeit.

Die Auslagerung des Honorarmanagements an einen Dritten kann vor diesem Hintergrund ganz erheblich zum Schutz des Arzt-Patienten-Verhältnisses beitragen. Vorausgesetzt, dieser Dritte arbeitet so, wie Sie es im Idealfall auch tun würden, bleiben Sie weitestgehend aus der Schusslinie in der bestmöglichen Durchsetzungsposition. Und Sie bekommen das Problem "Patient zahlt nicht" mit minimalem Aufwand vom Tisch.