Login
Login
Beratung zur privatärztlichen Abrechnung – PVS Südwest
Natascha Langlotz
Telefon:
0621 164-299
Fax:
0621 164-5299
E-Mail schreiben
Langlotz
Vielen Dank.
Wir haben Ihre Anfrage erhalten
Bitte überprüfen Sie Ihre Angaben.
Startseite > Mitglieder > FAQs Praxisorganisation

Häufige Fragen zu unseren Services

Wie funktioniert die Arbeit mit der PVS Südwest? Hier finden Sie Antworten zu fast allen Fragen rund um die Organisation & Abwicklung Ihrer Privatabrechnung.

Allgemeines

  • Postanschrift der PVS Südwest

    PVS Privatärztliche VerrechnungsStelle
    Südwest GmbH

    Geschäftsstelle Mannheim

    Postfach 102561
    68025 Mannheim

    C 8, 9
    68159 Mannheim

    Tel. 0621 164 0
    Fax 0621 164 250

     

    Geschäftsstelle Karlsruhe

    Postfach 211062
    76160 Karlsruhe

    Rheinstraße 77a
    76185 Karlsruhe

    Tel. 0721 95233 0
    Fax 0721 95233 61

  • Datenschutz

    Gemäß § 203 Abs. 1 StGB ist die Privatärztliche Verrechnungsstelle dem Arzt in Bezug auf die Schweigepflicht gleichgestellt. Damit ist gewährleistet, dass die PVS Südwest niemals Daten an Dritte weitergeben oder Dritten einen Zugriff gewähren wird.

    Hier finden Sie weitere Informationen

  • Einreichungsrhythmus

    Halbjährlich? Einmal im Quartal oder monatlich?

    Wir geben Ihnen keinen Rhythmus für die Einreichung Ihrer Abrechnungsdaten vor. Sie können diese so oft Sie wünschen übermitteln.

    Denken Sie auch an Ihre Liquidität - nur gestellte Rechnungen kann der Patient bezahlen.

    Außerdem führt eine zeitnahe Rechnungsstellung zu weniger Irritationen beim Patienten.

Rechnungserstellung

  • Einreichungsrhythmus

    Halbjährlich? Einmal im Quartal oder monatlich?

    Wir geben Ihnen keinen Rhythmus für die Einreichung Ihrer Abrechnungsdaten vor. Sie können diese so oft Sie wünschen übermitteln.

    Denken Sie auch an Ihre Liquidität - nur gestellte Rechnungen kann der Patient bezahlen.

    Außerdem führt eine zeitnahe Rechnungsstellung zu weniger Irritationen beim Patienten.

  • Rechnungsausgangsjournal

    Nach dem Versand der Rechnung erhalten Sie eine Übersicht der versendeten Rechnungen mit Informationen zu

    • Rechnungsnummer
    • Patient / Empfänger
    • Rechnungsbetrag
    • Rechnungsdatum
  • GOÄ-Prüfung

    Die Kernleistung der PVS ist die individuelle und persönliche Überprüfung der Privatabrechnung. Über 80% der PVS MitarbeiterInnen arbeiten als persönliche Ansprechpartner in diesem Unternehmensbereich.

    Oberstes Prüfkriterium ist die GOÄ- und Rechtskonformität der Abrechnung. Darüber hinaus werden die individuellen Besonderheiten jedes einzelnen Mitgliedes der PVS berücksichtigt.

  • Nicht zustellbare Rechnungen

    Einem zügigen Zahlungseingang steht häufig der Umstand entgegen, dass die Rechnungsanschrift nicht korrekt war.

    Für Rechnungen, die als nicht zustellbare Sendungen an uns zurück gegeben werden, führen wir deshalb automatisch eine eigene Adressermittlung durch und versenden diese erneut. Für die Dauer des Adressermittlungsverfahren wird das Mahnverfahren ausgesetzt.

    Wir recherchieren die eventuelle neue Adresse des Patienten

    • durch Rückfragen in der Praxis
    • in unseren eigenen Datenbanken
    • in Datenbanken von Einwohnermeldeämtern
    • bei der Post

     

    Die korrigierten Anschriften stellen wir Ihnen zur Aktualisierung Ihrer Patientendatei automatisch zur Verfügung.

    Für die Bearbeitung nicht zustellbarer Rechnungen entstehen Ihnen keine Kosten.

  • Stornieren und Korrigieren von Rechnungen

    Eine uns bereits übermittelte Rechnung soll korrigiert oder storniert werden?

    Hier hilft Ihnen gerne Ihre persönliche Sachbearbeiterin weiter.

Vorauszahlung

  • Auszahlungszeitpunkt Vorauszahlung

    Die PVS veranlasst automatisch die Vorauszahlung, wenn die Rechnungskontrolle abgeschlossen ist. Die Rechnung wird als „Offener Posten“ in die Buchhaltung übernommen, dann erfolgt die Überweisung in der vereinbarten Höhe.

    Der Zeitraum bis zur tatsächlichen Gutschrift des Honorars auf dem Bankkonto des Mitglieds hängt dann von den beteiligten Banken ab

  • Unechtes Factoring

    liegt vor, wenn ein Factor beim Ankauf von Forderungen die Gewährleistung für den Eingang einer Forderung (Delkrederefunktion) nicht übernimmt.

    Die Finanzierungsfunktion trägt beim unechten Factoring lediglich Bevorschussungs-(Kredit-)Charakter, weil das Risiko der Uneinbringlichkeit der angekauften Forderungen beim Forderungsverkäufer verbleibt.

  • Echtes Factoring

    Verkauf von Forderungen, um direkt Zahlungseingänge auch bei erst späterer Forderungsfälligkeit zu realisieren und das Ausfallrisiko samt dessen Überwachung abzuwälzen. Der Forderungsverkäufer hat einige grundsätzliche Anforderungen zu erfüllen, die auf den Einzelfall zugeschnitten werden können.

  • Honorarausfallschutz

    Die PVS übernimmt keinen Honorarausfallschutz.

    Vereinbarungsgemäß werden die geleisteten Vorauszahlungen von Altforderungen nach 90 Tagen wieder zurückgebucht.

    Die Rückbuchung von Altforderungen wird mit neu eingereichten Honorarforderungen verrechnet.

  • Altforderungen

    Wenn Unsicherheit darüber besteht, ob und wann eine Forderung bezahlt werden wird, so spricht man von einer dubiosen Forderung oder auch Altforderung. Gründe dafür können zum Beispiel die Insolvenz und / oder mehrere erfolglose Mahnungen sein.

    Die PVS definiert Altforderungen als Forderungen, die älter als 90 Tage sind.

    Selbstverständlich verfolgen wir Altforderungen für Sie auch nach Ablauf von 90 Tage bis zur endgültigen Begleichung weiter.

  • 100% Vorauszahlung bei unechtem Factoring

    Das Mitglied der PVS verpflichtet sich satzungsgemäß 100% seiner Forderungen an die PVS abzutreten. Die PVS leistet auf diese Forderungen einen Vorschuss in Höhe von maximal 90%.

    Die restlichen 10% dienen der Begleichung von Bearbeitungsgebühren und zur Verrechnung von Altforderungen.

    Verbleibende Guthaben werden gemäß der getroffenen Vereinbarung ausgezahlt.

    Die Vorauszahlung der PVS in Höhe von 90% ist deshalb eine fest kalkulierbare Größe für die Liquiditätssicherung.

  • 100% Sofortauszahlung bei echtem Factoring

    Im Gegensatz zur kompletten Forderungsabtretung beim unechten Factoring, kauft der Factor nicht 100% aller Forderungen auf. Liegt z.B. eine negative Bonitätsauskunft vor, wird diese Forderung nicht aufgekauft.

    Aus der aufgekauften Forderungssumme minus die Bearbeitungsgebühr ergibt sich die Höhe der Sofortauszahlung, die dann auch zu 100% ausgezahlt werden kann.

    Forderungen, die nicht aufgekauft wurden, müsste der Arzt selbst in Rechnung stellen.

Kontoführung

  • Rechnungsausgangsjournal

    Nach dem Versand der Rechnung erhalten Sie eine Übersicht der versendeten Rechnungen mit Informationen zu

    • Rechnungsnummer
    • Patient / Empfänger
    • Rechnungsbetrag
    • Rechnungsdatum
  • Auszahlung Ihres Guthabens

    Den Auszahlungsrhythmus Ihres Guthabens legen wir zu Beginn der Zusammenarbeit fest.

    Sie wählen, ob Sie wöchentlich, 14täglich oder monatlich Ihr Guthaben ausgezahlt bekommen möchten. Für die Auszahlung des Guthabens entstehen Ihnen keine Kosten.

    Selbstverständlich können Sie den Rhythmus bei Bedarf anpassen lassen.

  • Kontounterlagen

    Sie erhalten von uns folgende Kontounterlagen:

    • Kontoauszüge inklusive einer Liste der Offenen Posten
    • Rechnungsausgangsjournale

    Einmal jährlich senden wir allen unseren Kunden einen Gesamtjahresauszug per Post zu. Dieser kann direkt an den Steuerberater weitergegeben werden.

    Allen unseren Onlinekunden stehen die Kontounterlagen jederzeit zum Download in unserem Portal PVSeasy bereit.

    Wenn Sie mit uns den Postversand Ihrer Unterlagen vereinbart haben, senden wir Ihnen diese im besprochenen Rhythmus zu.

Patientenbetreuung

  • Patientenservice

    Alle Serviceabteilungen der PVS stehen selbstverständlich auch den Patienten unserer Mitglied mit Rat und Tat zur Seite.

    Ob Fragen zu abgerechnetetn Leistungen, Zahlungen, Mahnungen, eventuell auch zu den Möglichkeiten von Ratenzahlungen, bei Rechnungsmonierungen der Versicherungen und bei allen anderen Sorgen und Ärgernissen erhalten die Patienten umfangreiche Hilfestellungen durch die PVS.

Rechtsabteilung

  • Altforderungen

    Wenn Unsicherheit darüber besteht, ob und wann eine Forderung bezahlt werden wird, so spricht man von einer dubiosen Forderung oder auch Altforderung. Gründe dafür können zum Beispiel die Insolvenz und / oder mehrere erfolglose Mahnungen sein.

    Die PVS definiert Altforderungen als Forderungen, die älter als 90 Tage sind.

    Selbstverständlich verfolgen wir Altforderungen für Sie auch nach Ablauf von 90 Tage bis zur endgültigen Begleichung weiter.

Mahnwesen

  • Nicht zustellbare Rechnungen

    Einem zügigen Zahlungseingang steht häufig der Umstand entgegen, dass die Rechnungsanschrift nicht korrekt war.

    Für Rechnungen, die als nicht zustellbare Sendungen an uns zurück gegeben werden, führen wir deshalb automatisch eine eigene Adressermittlung durch und versenden diese erneut. Für die Dauer des Adressermittlungsverfahren wird das Mahnverfahren ausgesetzt.

    Wir recherchieren die eventuelle neue Adresse des Patienten

    • durch Rückfragen in der Praxis
    • in unseren eigenen Datenbanken
    • in Datenbanken von Einwohnermeldeämtern
    • bei der Post

     

    Die korrigierten Anschriften stellen wir Ihnen zur Aktualisierung Ihrer Patientendatei automatisch zur Verfügung.

    Für die Bearbeitung nicht zustellbarer Rechnungen entstehen Ihnen keine Kosten.

  • Altforderungen

    Wenn Unsicherheit darüber besteht, ob und wann eine Forderung bezahlt werden wird, so spricht man von einer dubiosen Forderung oder auch Altforderung. Gründe dafür können zum Beispiel die Insolvenz und / oder mehrere erfolglose Mahnungen sein.

    Die PVS definiert Altforderungen als Forderungen, die älter als 90 Tage sind.

    Selbstverständlich verfolgen wir Altforderungen für Sie auch nach Ablauf von 90 Tage bis zur endgültigen Begleichung weiter.

  • Einrichten der Zahlungsziele

    Die Zahlungsziele Ihrer Rechnungen können Sie mit uns individuell festlegen.

    In der Regel hat sich eine Frist von 30 Tagen als sinnvoll erwiesen. Bei KVB, Post-B und BG empfehlen wir eine Frist von 65 Tagen, da diese Erstattungsstellen mehr Zeit zur Prüfung und Erstattung benötigen

    Von einer Verkürzung des Zahlungsziels raten wir ab. Der Zahlungseingang beschleunigt sich dadurch erfahrungsgemäß nicht. Es führt eher zu einer Verärgerung der Patienten. Die meisten Patienten begleichen erst dann die Rechnung, wenn sie das Geld von ihrer Versicherung erhalten haben.

  • Bonitätsanfrage

    Sie haben die Möglichkeit sich bei uns vor der Durchführung einer hochpreisigen Behandlung über die Zahlungsfähigkeit des Patienten / der Patientin zu informieren.

    Telefonisch stehen Ihnen hierzu die Mitarbeiter des Forderungsmanagments zur Verfügung.

  • 1. Mahnung

    Falls wir zu einer Rechnung innerhalb des mit Ihnen vereinbarten Zahlungsziels keinen Eingang verbuchen konnten, erinnern wir den Patienten mit dem 1. Mahnschreiben an Ihre Forderung. Für diesen Vorgang entstehen Ihnen keine Kosten.

    Wir können die Fristen für das erste Zahlungsziel (hier in der Regel 30 bzw. 65 Tage) individuell nach Ihren Vorgaben einrichten. Bitte sprechen Sie hierzu mit Ihrem Sachbearbeiter.

    Das Muster eines Schreibens der 1. Mahnstufe finden Sie hier.

  • 2. Mahnung

    Falls wir zu einer Rechnung auch 20 Tage nach der 1. Mahnung keinen Eingang verbuchen konnten, erinnern wir den Patienten mit dem 2. Mahnschreiben noch einmal nachdrücklich an Ihre Forderung. Für diesen Vorgang entstehen Ihnen keine Kosten.

    Wir können die Frist für das zweite Zahlungsziel (in der Regel 20 Tage) individuell nach Ihren Vorgaben einrichten. Bitte sprechen Sie hierzu mit Ihrem Sachbearbeiter.

    Das Muster eines Schreibens der 2. Mahnstufe finden Sie hier.

  • Anwaltsmahnung

    Falls die Rechnung auch nach der 2. Mahnung nicht beglichen wurde, wird durch unsere Vertragsanwälte eine letzte außergerichtliche Mahnung zugestellt. Für diesen Vorgang entstehen Ihnen keine Kosten.

    Das Zahlungsziel für die Anwaltsmahnung beträgt in der Regel 8 Tage. Sprechen Sie bitte mit Ihrem Sachbearbeiter, wenn wir hier mit einer anderen Vorgabe von Ihnen arbeiten sollen.

    Das Muster eines Schreibens der 3. Mahnstufe ("Anwaltsmahnung") finden Sie hier.

Externe Forderungssicherung

  • Bonitätsanfrage

    Sie haben die Möglichkeit sich bei uns vor der Durchführung einer hochpreisigen Behandlung über die Zahlungsfähigkeit des Patienten / der Patientin zu informieren.

    Telefonisch stehen Ihnen hierzu die Mitarbeiter des Forderungsmanagments zur Verfügung.

  • Inkasso-Forderungsrealisierung

    Was passiert nach der Anwaltsmahnung?


    Nach einer erfolglosen Anwaltsmahnung kann die PVS nach vorheriger Absprache eine Forderung ihres Mitglieds im eigenen Namen an ein Inkassounternehmen zum Einzug abgeben. Partner der PVS Südwest ist die Creditreform Saarbrücken.

    Die Creditreform Saarbrücken fordert den Patienten zur Zahlung auf. Im Vorfeld wird geprüft, ob sog. Negativmerkmale wie die Vermögensauskunft, Haftandrohung o.ä. vorliegen. Teilweise wartet die Creditreform auch den Ausgang von Parallelverfahren ab, um unnötige Kosten zu vermeiden.
    Die Creditreform übernimmt das gesamte Kostenrisiko der Forderungsbeitreibung.

    Zur Realisierung des gerichtlichen Mahnverfahrens arbeitet die Creditreform mit den PVS-Vertragsanwälten Spaetgens Rechtsanwälte in Trier zusammen.

    Ihnen entstehen für diese Maßnahmen keine zusätzlichen Kosten.

  • Inkasso Standard-Verfahren

    Voraussetzungen:

    • die Forderung geht an einen Schuldner ohne Negativmerkmale

    Ablauf:

    • Zahlungsaufforderung schriftlich und telefonisch
    • Mahnbescheid
    • Gerichtsverfahren mit dem Ziel einen vollstreckbaren Titel zu erwirken
    • Zahlung oder Zwangsvollstreckung oder Vermögensauskunft

    Im Falle einer erfolgreichen Beitreibung erhält das PVS-Mitglied die Rechnungssumme zu 100%.

    Die im Rahmen dieser Maßnahmen anfallenden Kosten werden nicht durch die PVS-Mitglieder getragen.

    Sowohl die Tätigkeit der Creditreform als auch die unserer Vertragsanwälte wird durch das Team Forderungsmanagement begleitet.

    Wünschen Sie Auskunft über den Sachstand Ihrer Forderungen im Standard-Verfahren, so kontaktieren Sie uns bitte

  • Inkasso 50%-Verfahren

    Voraussetzungen:

    • die Forderung geht an einen Schuldner mit Negativmerkmalen 

    Ablauf:

    • Zahlungsaufforderung schriftlich und telefonisch
    • Mahnbescheid
    • Gerichtsverfahren mit dem Ziel einen vollstreckbaren Titel zu erwirken
    • Zahlung oder Zwangsvollstreckung oder Vermögensauskunft

     

    Im Falle einer erfolgreichen Beitreibung erhält das PVS-Mitglied 50% der Forderung auf seinem PVS-Konto gutgeschrieben.
    Die restliche Forderung in Höhe von 50% wird storniert.

    Die im Rahmen dieser Maßnahmen anfallenden Kosten werden nicht durch die PVS-Mitglieder getragen.

    Sowohl die Tätigkeit der Creditreform, als auch die unserer Vertragsanwälte wird durch das Team Forderungsmanagement begleitet.

    Wünschen Sie Auskunft über den Sachstand Ihrer Forderungen im 50% Verfahren, so kontaktieren Sie uns bitte.

  • Vermögensauskunft

    Liegt bei einem Schuldner eine Vermögensauskunft vor oder gibt er sie im Laufe eines Verfahrens ab, geht dieser Fall automatisch vom Standard- in das 50%-Verfahren über.

    Wir erwirken für Sie einen vollstreckbaren Titel. Nach dessen erfolgloser Beitreibung ruht der Fall zunächst für 3 Jahre.

    Nach 3 Jahren erfolgt eine erneute Zwangsvollstreckung. Sollte diese Vollstreckung erfolglos sein, wird der Schuldner wieder zur Abgabe der Vermögensauskunft geladen.

    Diese Vorgehensweise wiederholt sich über einen Zeitraum von 30 Jahren.


    Die im Rahmen dieser Maßnahmen anfallenden Kosten werden nicht durch die PVS-Mitglieder getragen.

    Sowohl die Tätigkeit der Creditreform als auch die unserer Vertragsanwälte wird durch das Team Forderungsmanagement ständig begleitet.

    Wünschen Sie Auskunft über den Sachstand Ihrer Forderungen mit Vermögensauskunft, so kontaktieren Sie uns bitte

Vertragsgestaltung

  • Auszahlung Ihres Guthabens

    Den Auszahlungsrhythmus Ihres Guthabens legen wir zu Beginn der Zusammenarbeit fest.

    Sie wählen, ob Sie wöchentlich, 14täglich oder monatlich Ihr Guthaben ausgezahlt bekommen möchten. Für die Auszahlung des Guthabens entstehen Ihnen keine Kosten.

    Selbstverständlich können Sie den Rhythmus bei Bedarf anpassen lassen.

  • Kontounterlagen

    Sie erhalten von uns folgende Kontounterlagen:

    • Kontoauszüge inklusive einer Liste der Offenen Posten
    • Rechnungsausgangsjournale

    Einmal jährlich senden wir allen unseren Kunden einen Gesamtjahresauszug per Post zu. Dieser kann direkt an den Steuerberater weitergegeben werden.

    Allen unseren Onlinekunden stehen die Kontounterlagen jederzeit zum Download in unserem Portal PVSeasy bereit.

    Wenn Sie mit uns den Postversand Ihrer Unterlagen vereinbart haben, senden wir Ihnen diese im besprochenen Rhythmus zu.

  • Einrichten der Zahlungsziele

    Die Zahlungsziele Ihrer Rechnungen können Sie mit uns individuell festlegen.

    In der Regel hat sich eine Frist von 30 Tagen als sinnvoll erwiesen. Bei KVB, Post-B und BG empfehlen wir eine Frist von 65 Tagen, da diese Erstattungsstellen mehr Zeit zur Prüfung und Erstattung benötigen

    Von einer Verkürzung des Zahlungsziels raten wir ab. Der Zahlungseingang beschleunigt sich dadurch erfahrungsgemäß nicht. Es führt eher zu einer Verärgerung der Patienten. Die meisten Patienten begleichen erst dann die Rechnung, wenn sie das Geld von ihrer Versicherung erhalten haben.

Ihre PVS Ansprechpartner

Hier finden Sie eine Übersicht aller Ansprechpartner

Für Mitgliederärzte

Phone Icon

0621 / 164 200
0721 / 95233 0

Für Interessenten

Icon Phone

0621 / 164 299

Für Patienten

Icon Phone

0621 / 164 164