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PVS Südwest
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An diesen Schrauben können Sie drehen

Gute GOÄ = optimale Privatabrechnung? Für Mitglieder unserer PVS ist das nur die halbe Antwort. Denn den wirklichen Unterschied macht das Gesamtpaket zur wirtschaftlichen Optimierung. Wir haben da so ein paar Ideen.

Die Kosten der Privatabrechnung

Sie rechnen Ihre privatärztlichen Leistungen noch selbst ab? Dafür mag es gute Gründe geben – allerdings keine auf der Kostenseite. Bei einem ehrlichen Kostenvergleich haben alternative Lösungen – z.B. mit der PVS Südwest – spürbare wirtschaftliche Vorteile.

Rechnen Sie nach!

Entscheidend für eine korrekte Berechnung der Kosten ist zunächst die Erfassung der Arbeitszeiten, die rund um die Abrechnung anfallen. Hier kommt bereits eine kleinere Einzelpraxis (40.000 EUR Privatumsatz/Jahr) in der Summe auf gut 100 Stunden. Im direkten Vergleich dazu fallen nur ca. 30 Stunden an, wenn die Praxis ihre Rechnungsdaten nach der Erfassung an eine Privatärztliche Verrechnungsstelle übergibt.

Die Bewertung des eigenen Arbeitsaufwands ist der zweite wichtige Faktor für die Kostenberechnung. Betriebswirtschaftlich ehrliche Ansätze legen 20 EUR/Stunde für die MFA und 50 EUR/Stunde für den Arzt zugrunde. Damit stecken im obigen Beispiel jährliche Arbeitskosten zwischen 3.000 EUR (Abrechnung in Eigenregie) und 1.000 EUR (mit PVS).

Mit den Fremdkosten und Verlusten wird die Kostenberechnung schließlich vollständig. Bei der selbstabrechnenden Praxis umfasst das den Forderungsausfall (ca. 3 % vom Umsatz = 1.200 EUR), die Gebühren für juristischen Beistand (200 EUR) sowie die Kosten für Material (200 EUR) und Porto (500 EUR). Damit gibt die Praxis fast 13 % ihres Privatumsatzes für die Abrechnung aus.

Dieser doch sehr hohe Kostenaufwand ist allerdings kein Muss. Zum Beispiel verbucht die vergleichbare Mitgliedspraxis der PVS Südwest mehr als 92 % des Privatumsatzes auf der Habenseite. Das wären dann 2.000 EUR mehr Ertrag – und viele gute Gründe für eine kostenbewusste Privatabrechnung.

Zahlungsausfall

Aktuelle Untersuchungen zeichnen ein eindeutiges Bild: Rund 6 % aller in Rechnung gestellten privatärztlichen Leistungen werden letztlich nicht bezahlt. Hier konsequent gegenzusteuern, ist deshalb eigentlich ein Muss. Fragt sich nur wie?

So vermeiden Sie Verluste.

Tipp 1: Nehmen Sie Ihre Zahlungsausfälle unter die Lupe! So gehören ca. 0,7 % aller Rechnungen zur Rubrik der objektiv nicht-eintreibbaren Forderungen. Weitere 2 % machen freiwillige Verzichte und Reduzierungen aus, mit denen die Praxis im Einzelfall einer besonderen Situation ihrer Patienten entgegen kommt. In beiden Fällen gibt es kaum Spielraum ohne gravierende Nachteile.

Tipp 2: Konzentrieren Sie sich auf die übrigen Zahlungsausfälle! Denn alles, was nicht in die oben genannten Kategorien fällt, lässt sich vermeiden. Zugegeben: Das konsequente Verfolgen auch kleiner Forderungen ist mühsam. Und das Einhalten der Randbedingungen – Termine, Formalien etc. – braucht permanente Aufmerksamkeit. Aber es lohnt sich. 3 % vom Umsatz (im Durchschnitt also 1.200 €/Jahr) zusätzlich auf der Habenseite sind schließlich kein Pappenstiel.

Tipp 3: Geben Sie Ihr Forderungsmanagement an einen professionellen Dienstleister! Das hat zwei grundsätzliche Vorteile: In Ihrer Praxis muss kein Aufwand betrieben werden, damit die vermeidbaren Zahlungsausfälle auf Null gehen. Außerdem werden Ihre Patienten optimal betreut: Bei der PVS Südwest steht jederzeit ein mehrköpfiges Serviceteam bereit, das sich ganz den Patientenbelangen widmet und auch spezielle Probleme kompetent lösen kann.

Unter dem Strich liegen die richtigen Schrauben, um Zahlungsausfall zu minimieren, also auf der Hand. Und das Beste dabei: Bei der PVS Südwest kostet Sie das gesamte Forderungsmanagement keinen Cent – alle Leistungen sind über die Gebühren für die Rechnungserstellung bereits abgedeckt.

Arbeitszeit Privatabrechnung

Mehr als 2 Minuten pro Rechnung muss sich keine Praxis mit der Privatabrechnung beschäftigen. Als Arzt mit beispielsweise 500 Privatrechnungen pro Jahr entlasten Sie Ihr Team so um mehr als 50 Stunden. Und für Ihren persönlichen Zeitgewinn von noch einmal 30 Stunden haben Sie sicher auch schon Pläne.

So drücken Sie den Aufwand!

Erfassung der Rechnungsdaten: Praxiscomputer bereiten die Rechnungsdaten leider nur „fast“ automatisch vor. Für jeden nicht zu 100 % nach Standard laufenden Behandlungsprozess und jede individuelle Patientenabsprache ist dann doch das prüfende und optimierende Auge des Fachmanns erforderlich:

  • Aufwand: 3 Minuten / Rechnung
  • Einsparpotenzial: 30 % durch Verlagerung der fachlichen Prüfung / Korrektur an die PVS

 

Rechnungsdruck und -versand: Das Kümmern um die Konfektionierung der Rechnung bis zur frankierten Postauflieferung beschäftigt qualifiziertes Praxispersonal mit eher unqualifizierten Aufgaben.

  • Aufwand: 1 Minute / Rechnung
  • Einsparpotenzial: 100 % mit PVS

 

Buchhaltung: Das Prüfen der Zahlungseingänge und Aktualisieren der Buchungslisten ist für versierte Fachkräfte ein täglicher Routine-Job.

  • Aufwand: 2 Minuten / Rechnung
  • Einsparpotenzial: 100 % mit PVS

 

Mahnwesen: Erfahrungsgemäß werden rund 20 % aller Rechnungen nicht fristgerecht bezahlt. Die entsprechende Bearbeitung (mindestens ein Mahnschreiben sowie ggf. Patientenrücksprache, Adressermittlung, Rechnungskorrektur) ist mit 15 Minuten pro Mahnfall anzusetzen.

  • Aufwand: 3 Minuten / Rechnung
  • Einsparpotenzial: 100 % mit PVS

 

Korrespondenz: Patienten und Kostenträger wollen bei Rechnungsrückfragen vernünftig bedient werden. Telefonische Kontakte unterbrechen den Praxisalltag dabei nach gut 15 % aller Rechnungsfälle. Jede 10. Rückfrage hat zusätzlich eine schriftliche Korrespondenz zur Folge.

  • Aufwand: 3 Minuten / Rechnung
  • Einsparpotenzial: 100 % mit PVS

Adressermittlung

1.500 EUR Haben oder nicht Haben – das ist doch schon was! Genau diesen Betrag holt die PVS im Schnitt für jedes abrechnende Mitglied pro Jahr zusätzlich raus. Und zwar allein im Zuge ihrer professionellen Adressermittlung.

So sparen auch Sie!

Die Größenordnung ist schon bemerkenswert: Fast zwei von hundert Privatrechnungen können nicht zugestellt werden, weil die Patienten unter den ursprünglich angegebenen Adressen nicht (mehr) erreichbar sind. Im Falle unserer PVS sind das jährlich immerhin rund 30.000 Rückläufer.

Viele selbst abrechnende Ärzte schreiben diese offenen Forderungen recht schnell ab, wenn sie mit der Recherche der Adressen nicht weiterkommen. Anders bei der PVS: Hier macht sich jetzt ein ganzes Mitarbeiterteam an die Adressermittlungsarbeit – mit einer Erfolgsquote von 95 Prozent!

Professionalität für optimale Ergebnisse

Der wesentliche Anteil an diesem Erfolg kommt zunächst aus den internen Ressourcen der PVS selbst. Als mit Abstand größter Privatabrechner der Region haben wir nämlich eine große Chance, den unbekannt verzogenen Patienten über die Abrechnung eines anderen PVS Mitglieds bereits mit einer aktuelleren Adresse erreicht zu haben. Tatsächlich erledigt sich auf diese Weise schon über ein Drittel aller Rückläufer.

Nach der Rücksprache mit der betroffenen Arztpraxis, in der weitere 30 Prozent der Rückläuferadressen korrigiert werden, beginnt für das PVS Team dann die wirklich komplizierte Phase der Adressermittlung. Hier kommen jetzt die unterschiedlichsten Recherche-Instrumente zum Einsatz – von der direkten Personensuche im Internet über den Zugriff auf Umzugsdatenbanken und andere externe Datenquellen bis zur Anfrage beim Einwohnermeldeamt. Selbst in den meisten Fällen mit verstorbenen Patienten kann das PVS Team über Notariatsanfragen die jeweiligen Erben ermitteln.

Sinnvolle Vermeidungsstrategien

Bei aller erfolgreichen Konsequenz der PVS Adressermittlung: Es geht natürlich noch besser. Denn die ideale Adressermittlung ist einfach die durch fehlerfreie Adressen vermiedene Adressermittlung. Das reduziert unseren, letztlich von allen PVS Mitgliedern über ihre Gebühren gemeinsam getragenen Aufwand. Und das schützt auch die einzelne Arztpraxis vor Nachteilen. Immerhin zieht jede fehlerhaft adressierte Rechnung einen verzögerten Zahlungseingang nach sich – zu Lasten Ihrer Liquidität.

Vor diesem Hintergrund lautet unser bester Tipp immer noch: Fragen Sie bei jeder Behandlung kurz nach, ob die Adresse noch stimmt! Und lassen Sie sich bei der Adressneuanlage z.B. einen Personalausweis vorlegen, damit es bei der Schreibweise des Namens oder der Straße keine Missverständnisse gibt. So sichern Sie sich einen aktuellen Adressbestand mit einer höchstmöglichen Erreichbarkeit für die schnelle Abrechnung.

Faktencheck Factoring

Es hört sich so einfach an: Man verkauft die Forderungen aus seinen privatärztlichen Leistungen mit einem bescheidenen Abzug an ein "Factoring"-Unternehmen; und hat dann mit dem ganzen Rechnungstheater nichts mehr zu tun.

Erkennen Sie die Fallen!

Tatsächlich sieht die Wirklichkeit ein wenig anders aus. Factoring mag alles Mögliche sein, nur ist Factoring sicher weder bescheiden noch bequem. Machen wir doch mal den Faktencheck:

1.: Richtig ist, dass man beim Factoring sein Geld unabhängig davon bekommt, ob der Patient zahlt. Dummerweise weiß das auch das Factoringunternehmen und kauft deshalb Forderungen an "riskante" Patienten gar nicht erst an.

Im Gegensatz dazu nimmt die PVS auch die 4 - 5 % problematischen Forderungen ab und erreicht dabei noch eine Erfolgsquote von 80 %. Bei uns bekommt man also für 99 % aller Forderungen sein Geld, während Factoring das nur für eine Quote unter 96 % garantiert.

2.: Richtig ist, dass man beim Factoring sein Geld unabhängig davon bekommt, wann der Patient bezahlt. Diese Leistung ist allerdings nicht Factoring-exklusiv, sondern natürlich auch bei der PVS erhältlich.

3.: Falsch ist, dass man beim Factoring mit der Rechnungsstellung nichts mehr zu tun hat. Denn selbstverständlich funktioniert Factoring nicht ohne sauber vorbereitete Abrechnungsdaten. Und dass man später von Patientenreaktionen verschont bleibt, nur weil die Forderungen verkauft wurden, erwartet doch sicher auch niemand ernsthaft.

Im Gegensatz dazu ist es der PVS weder egal, wie gut Abrechnungsdaten sind, noch ob Patienten irgendwelche Abrechnungsprobleme wieder zurück in die Praxis tragen. Bei uns ist das Kümmern um (formal, inhaltlich und finanziell) optimale Abrechnungsqualität und nachhaltige Patientenbetreuung im Paket bereits mit drin; beim Factoring kann man es noch nicht mal dazukaufen.

4.: Falsch ist, dass sich Factoring rechnet. Es sei denn, Sie haben niemals Problemfälle, sorgen selbst für die beste Abrechnungsqualität, sehen Ihre Patienten meist nicht wieder und finden außerdem noch einen Anbieter, der Ihnen mindestens 98 % der Forderungssumme sofort auszahlt. In allen anderen Fällen sind Sie mit der PVS besser bedient.

Die patientenfreundliche Praxis

Sicher – aus Sicht des Patienten ist die freundlichste Praxis diejenige, die erst gar keine Rechnung stellt. Doch weil das Unvermeidbare nun einmal getan werden muss, kommt es entscheidend darauf an, den gesamten Rechnungsprozess auf eine möglichst große Akzeptanz und Zustimmung des Patienten auszurichten.

So gibt es bei Rechnungen keinen Patientenärger.

Nach unserer Erfahrung aus rund 1,8 Mio. Rechnungen pro Jahr empfehlen sich in diesem Sinne hier folgende fünf Hauptmaßnahmen für eine patientenfreundliche privatärztliche Rechnungsstellung:

  • Die professionelle Rechnung: Nichts ist wichtiger als der erste Eindruck. Eine strenge formale Rechnungsgestaltung, ein möglichst „offizieller“ Auftritt, strukturierte Einzelpositionen und umfassende, transparente Erläuterungen signalisieren sicheres Handeln. Eine GOÄ-Rechnung basiert schließlich nicht auf frei ausgehandelten Preisen.
  • Die korrekte Ausführung: Fehler sind schlichtweg unverzeihlich. Das gilt natürlich insbesondere für die inhaltlichen Angaben. Aber auch die negativen Folgen falscher Formalien können beträchtlich sein.
  • Die qualifizierte Betreuung: Fast jeder 5. Patient hat Rechnungsrückfragen, meist mitten in den Praxishochbetriebszeiten und oft in Erwartung, genau den richtigen Ansprechpartner sofort persönlich sprechen zu können.
  • Der Online-Support: Mal eben im Internet ein Rechnungsduplikat anfordern, eine Verständnisfrage recherchieren oder eine kurze Mitteilung zur Zahlung absetzen – gerade die jüngere Patientengeneration sieht das heute als Selbstverständlichkeit.
  • Die clevere Rechnungs-App: Per elektronischem Antrag wird die Kostenerstattung für Patienten deutlich einfacher und schneller. Der dafür notwendigen 2D-Barcode-Aufdruck auf der Rechnung wird bereits von DKV, HanseMerkur, Allianz und Barmenia verarbeitet.

 

 

"Alte" Rechnungen

Nobody is perfect. Und daher gibt es immer mal wieder Behandlungsfälle, die schon längst abrechnungsfähig sind und trotzdem „liegenbleiben“. Bisher – denn ab sofort bekommen Sie von der PVS auch hier eine systematische Hilfestellung.

Weg mit dem Überhang! So geht's.

Den Schlüssel zur gezielten Reduzierung „überfälliger“ Rechnungsstellungen liefert die Offene-Posten-Liste der PVS. Sie wird in ihrer Grundform schon immer standardmäßig zu jedem Abrechnungskonto geführt und dokumentiert die versandten, aber noch nicht bezahlten Rechnungen.

Auf Wunsch stellen wir Ihnen gerne für Ihre PVS-Konten eine erweiterte Offene-Posten-Liste zur Verfügung. Diese enthält zusätzlich das letzte Behandlungsdatum (= Behandlungsende) und die Anzahl der Tage zwischen Behandlungsende und Rechnungsstellung. Damit stehen Ihnen jetzt zwei zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung:

  • Eine vollständige, übersichtliche Aufstellung der zeitlichen „Ausreißer“ mit weit zurück liegendem Behandlungsende und
  • der für Ihre Praxis typische Zeitraum zwischen Behandlungsende und Datum der Rechnungsstellung, den Sie mit dem Durchschnitt Ihrer Fachgruppe vergleichen können.


Indem die erweiterte Offene-Posten-Liste sowohl individuelle als auch strukturelle Schwächen in den Prozessabläufen Ihrer Praxis transparent macht, liefert sie wichtige Ansatzpunkte, um die praxisinterne Abrechnungszeit systematisch zu verkürzen – und führt somit zu einer spürbaren Verbesserung Ihrer Liquidität.

Ist der Arztbesuch noch zeitnah präsent, kommen Patienten erfahrungsgemäß ihren Zahlungsverpflichtungen besonders schnell nach und haben weniger Nachfragen zu den berechneten Leistungen. Unser Tipp: Es empfiehlt sich grundsätzlich, Ihre privatärztlichen Leistungen mindestens einmal pro Monat abzurechnen.

Bärbel Fischer
Telefon:
0621 164-299
Fax:
0621 164-5299
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